Z czym wiąże się zarządzanie projektami?
Biznes i finanse

Z czym wiąże się zarządzanie projektami?

Advertisement

Pojęcie zarządzania projektem pojawiło się stosunkowo niedawno, ale z projektem samym w sobie człowiek miał do czynienia od zarania dziejów. Wszystkie wyprawy odkrywcze i wielkie przedsięwzięcia budowlane można przypisać do grupy projektów. Ale dopiero w ostatnim wieku drugiego tysiąclecia człowiek zdał sobie w końcu sprawę jak ważne jest zarządzanie grupą ludzi wykonującą pracę. Po części zostało to spowodowane zmianami jakie dokonały się na rynku ale przede wszystkim bardzo rozwinęły się zupełnie nowe dziedziny nauki jak ergonomia czy właśnie zarządzanie. 

Głównym celem i założeniem większości projektów jest stworzenie czegoś nowego lub wprowadzenie na rynek usługi, która ułatwi bądź urozmaici życie innym ludziom. Wielu ludzi ma wspaniałe pomysły, które aż proszą się o realizację. Jednak dosyć często zdarza się, że projekt powstaje, widać nawet pierwsze efekty pracy ale po jakimś czasie albo brakuje środków albo chęci i zapału do pracy. O ile środki w dzisiejszych czasach bardzo łatwo pozyskać, ponieważ istnieje wiele możliwości jak platformy start-up’owe czy specjalne inkubatory dla przedsiębiorców to z zapałem u młodych ludzi jest czasem niezmiernie ciężko. Jeżeli pojawiają się pierwsze problemy i inne przeciwności to zbyt szybko się poddają i szukają innych, łatwiejszych rozwiązań. Ważne jest więc aby wybrać lidera, który pokieruje projektem w taki sposób aby od samego początku do końca można było widzieć ciągły progres, a ostatecznie wprowadzić daną rzecz na rynek.

Jaki powinien być lider?

Człowiek wybrany na project managera powinien być przede wszystkim osobą bardzo komunikatywną, otwartą oraz posiadającą dużo kompetencji miękkich. Wielu błędnie postrzega lidera jako kogoś, kto przede wszystkim powinien być ekspertem w swojej dziedzinie a dopiero na drugim miejscu powinien potrafić kierować zespołem. Oczywiście osoba nie mająca pojęcia o technologii wytwarzania lub będąca specjalistą w innej dziedzinie nie sprawdzi się w roli szefa zespołu, jednak nie musi być alfą i omegą, wystarczy ogólna znajomość danej dziedziny. Zdecydowanie ważniejsze jest aby potrafiła zjednoczyć cały zespół i wprowadzić dobrą atmosferę między współpracownikami. Ważne jest także rozeznanie w podstawach ekonomii i zasadach rynku. Kierownik powinien jednak przede wszystkim zarządzać zasobami ludzkimi, zarządzać techniką oraz środkami przeznaczonymi do realizacji danego przedsięwzięcia.

Równowaga kluczem do sukcesu

Aby projekt doszedł do skutku należy odpowiednio wyważyć koszty, czas i jakość wykonania. Kierownik projektu powinien zdawać sobie sprawę, że zależności między tymi trzema rzeczami są ściśle ze sobą połączone i oszczędność jednej z nich odbije się na innych w dobrą lub złą stronę. Można to przedstawić za pomocą trójkąta, którego wierzchołkami są te 3 parametry. Optymalnym rozwiązaniem byłoby stworzenie trójkąta równobocznego, w którym każda z tych wartości była takiej samej wagi. W rzeczywistości jest to zadanie niesamowicie trudne, z którym poradzić sobie mogą tylko najlepsi kierownicy projektu. Bardzo często jednak nawet oni świadomie rezygnują z perfekcyjnego wyważenia tego trójkąta na rzecz cięcia kosztów lub przyspieszenia realizacji projektu.

Etapy realizacji projektu

Każdy projekt zaczyna się od planowania. Przedstawiane są wszelkie za i przeciw oraz szuka się podobnych rozwiązań wśród projektów już zrealizowanych. W tej fazie sprawdza się czy projekt jest opłacalny oraz jaki zysk może przynieść jego realizacja. Następnie zakłada się ramy czasowe oraz definiuje wszelkie oczekiwania dotyczące projektu. Najdłuższym etapem jest właściwa praca nad projektem. To wtedy największą rolę odgrywa właściwe zarządzanie przez kierownika. Musi tak koordynować zespołem, aby realizacja postępowała we właściwym tempie i jednocześnie zbytnio nie wyczerpywała pracowników, ponieważ mogłoby się to odbić na jakości finalnego produktu. Ostatnim etapem jest zamknięcie projektu. Bardzo dużo jest przy nim papierkowej roboty, ponieważ wiele firm musi dokładnie dokumentować wszelkie podjęte działania i zrealizowane projekty. Nie jest to jednak koniec prac. Jeżeli dany projekt wprowadzi się już na rynek to trzeba wprowadzać do niego usprawnienia i ulepszenia a także należy zapewnić klientom wsparcie przez następnych kilka lat. Warto więc na samym początku planowania projektu mieć gotowy zespół, który będzie zajmował się finalnym produktem.

Każdy etap powinien być koordynowany przez kogoś niezaangażowanego osobiście w dany projekt. Praca tej osoby polega najczęściej na sprawdzaniu postępów oraz konsultowania się z kierownikiem w celu rozwiązania pojawiających się po drodze problemów. Ważne jest także raportowanie wszystkich działań, aby mieć późniejszy wgląd do wszystkiego. Można na podstawie tego wyciągnąć wiele istotnych wniosków i wyzbyć się popełnianych przy okazji realizacji danego projektu błędów.

Odpowiednie zarządzanie projektami sprawi, że efekty pracy będą zdecydowanie lepsze niż nieuporządkowana praca. Odpowiednio dobrany zespół z kierującym nim zespołem jest kluczem do dobrej realizacji danego celu.

Zarządzanie jest tak szybko rozwijającą się dziedziną, że osoby na wyższych stanowiskach bardzo często uczestniczą w różnego rodzaju szkoleniach, na których poznają zupełnie nowe metody i triki pomagające w jeszcze lepszy sposób zarządzać czasem i zasobami ludzkimi przy jednoczesnym wykorzystaniu jak najmniejszej ilości pieniędzy. Kierownicy rozliczani są przede wszystkim z widocznych wyników sprzedaży i przyjęcia danego produktu, dlatego w ich pracy nie ma miejsca na jakiekolwiek pomyłki bo prędzej czy później mogą utracić swoje stanowisko na rzecz kogoś innego. Metodologia jaką przyjmują aby osiągnąć swój cel jest różna. Najważniejsze jest jednak aby ich działania były skuteczne co przełoży się na końcowy sukces. Zarządzanie nie sprowadza się jednak jedynie do osoby kierownika. Cały zespół ma w tym wielki udział i to przede wszystkim od szeregowych pracowników zależy czy dany projekt uda się zrealizować czy też nie.

One Comment

  1. Wydaje mi się, że w każdym zarządzaniu najważniejsza jest komunikacja pomiędzy poszczególnymi jednostkami czy grupami. O komunikacji jest przecież cała nauka, a fakt, że nie da się jej uniknąć mówi sam za siebie

    Reply

Post Comment